Desde el 12 de mayo de 2019 los empleadores están obligados a llevar un control diario de las horas realizadas de cada empleado.

Hasta mayo de 2019 tan sólo era obligatorio registrar diariamente las horas de trabajadores contratadas a media jornada y las horas extras realizadas de cualquier empleado de la plantilla, pero desde el 12 de mayo de 2019 se deben registrar las jornadas laborales de todos los empleados.

Cómo registrar el horario de trabajadores

Los registros de las jornadas de trabajo pueden ser manuales o mediante medios electrónicos. La manera de realizar el registro debe negociarse de forma colectiva o a través de un acuerdo de empresa. De lo contrario el propio empresario puede determinar el sistema de registro tras consultar a los representantes legales de los trabajadores.

Principales sistemas para registrar la horas trabajadas

Los principales sistemas para registrar las horas trabajadas según la tipología de la empresa son:

Fichaje mediante tarjeta o sistema biométricos

El fichaje mediante tarjeta es un sistema clásico que sigue siendo una buena opción aunque no cuenta con tantas garantías como los nuevos sistemas de fichaje en el centro de trabajo de los que se dispone gracias a la nuevas tecnologías. Recomendado tanto para centros de trabajo grandes como pequeños en que sus trabajadores tienen jornadas de trabajo continuadas y que se desarrollan íntegramente en el centro de trabajo.

Uno de los sistemas más utilizados y recomendados para grandes y pequeñas empres, y que esta en auge, es el control horario mediante sistemas biométricos. Aporta mayor fiabilidad y además puede ser útil en materia de prevención de riesgos laborales. Los más utilizados son: lector de huellas dactilares, lector de iris o retina, reconocimiento facial y geometría de la mano.

Apps y softwares de control horario

Existen diversas Apps de registro horario, muchas integradas al portal del empleado. El uso de una aplicación para el móvil con geolocalización es la mejor alternativa para puestos itinerantes que normalmente están fuera del centro de trabajo y para empresas de hasta 50 empleados. Su instalación es fácil y rápida, sólo se paga por uso y si cambia la normativa, se puede cancelar en cualquier momento.

También es posible  instalar diferentes programas informáticos para automatizar los procesos de registro horario. Por ejemplo, a través de una llamada telefónica con un código por empleado, monitorizando al empleado mediante un registro de entrada y salida de la intranet de la empresa o mediante el registro a través de la web con un programa que verifique que el Login se realiza desde un dispositivo de la empresa. Estos sistemas están pensados para empresas con un gran número de empleados, ya que requieren un equipo técnico de instalación y mantenimiento.

Control manual de empleados

También se puede hacer un registro manual en papel de la jornada de trabajo mediante plantillas de excel, pero ten en cuenta que la normativa exige una serie de garantías que este sistema no tiene.

En el caso de realizar el control de horas de trabajo de forma manual, el trabajador debe determinar de forma diaria los siguientes conceptos: Hora de entrada y salida del puesto de trabajo (serán dos en caso de horario partido), detalle de horas ordinarias, número total de horas extraordinarias (en caso de realizarlas), firma diaria del trabajador y firma de la empresa y del trabajador al final del documento al finalizar el mes.

Además, al final de cada mes se hará una copia del documento de registro que se entregará al trabajador junto con su nómina. La empresa debe guardar el documento de registro original, y en caso de una Inspección deberá de poder presentarlo al momento.

Para todas aquellas empresas que no lleven un registro electrónico, adjuntamos modelo de documento para llevar a cabo el registro y control de las horas de trabajo de sus trabajadores. Lo más habitual es es llevar un control del horario de trabajadores en Excel, pero también se pueden utilizar otros programas como Google Docs.

Descargar PDF Ver Google Docs

¿Qué ocurre si hay una inspección de trabajo?

En caso de haber una inspección de trabajo, se podrá comprobar que se está registrando este control de horas directamente en el propio centro de trabajo, para poder evitar una manipulación posterior. Por tanto, en caso de que recibas una inspección en el propio centro de trabajo, es posible que te soliciten situ el registro de control de horas de trabajo de todos tus empleados.

Los registros electrónicos suelen dar más fiabilidad a la inspección de trabajo por ser menos manipulables. El Inspector de trabajo puede solicitar que se impriman los registros de un periodo determinado.

Si se hace por medios manuales, puede solicitar copia, hacer fotografías o, incluso, cautelarmente coger el original. Para evitar que el registro se cree posteriormente o se manipule el registro de jornada, será el propio Inspector de Trabajo quien compruebe la existencia del registro en el propio centro de trabajo.

En caso de que la empresa incumpla las medidas de registro y control de las horas de trabajo, la Inspección de Trabajo podrá extender acta de infracción e imputar multas que van desde los 626€  hasta los 6250€.

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Escrito por Acompany

El equipo de asesores y abogados de Acompany redacta estos artículos :-)